Die Möglichkeit auch kurzfristig auf familiäre Notfälle reagieren zu können, setzt eine klare Regelung der Vertretung bei Abwesenheit voraus. Neben der Nennung einer Ansprechpersonen sollte auch eine inhaltliche Abstimmung der zu erledigenden Aufgaben gegeben sein. Hierfür braucht es eine klar durchdachte Vertretungsregelung. Damit können nicht nur Qualitäts- und Reibungsverluste vermieden, sondern auch die betroffene Person entlastet werden. Hierbei beachtet werden sollte wer die Vertretung übernimmt und was passiert wenn diese Person ebenfalls nicht zur Verfügung steht. Darüber hinaus sollte jene Tätigkeiten und Aufgaben definiert sein, die unbedingt weitergeführt werden müssen, sowie die internen und externen Ansprechpersonen identifiziert werden.